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SITI INTRANET PER GESTIONE AZIENDALE

Una nuova opportunità 

Un sito intranet è una struttura web privata con accesso limitato al personale autorizzato tramite account e password dedicati, una sorta di ingresso ai contenuti aziendali dove trovare strumenti, credenziali, aggiornamenti, formazione, procedure, presentazioni, fogli di lavoro e documenti condivisi per collaborare. 

L'obiettivo è ovviamente quello di mettere a disposizione del personale tutte le informazioni, anche filtrate per ruoli e/o reparti, al fine di velocizzare i processi di organizzazione interna, con accesso da ogni sede e da ogni dispositivo, incrementando la partecipazione del personale ai flussi e alle procedure aziendali, compiendo un deciso passo in avanti verso la digitalizzazione, processo ormai indispensabile per le imprese che intendono restare al passo con i tempi.

Standardizzare le procedure, digitalizzare ogni passaggio, condividere le conoscenze e creare un vero team dove ognuno possa aiutare gli altri a migliorare non rappresenta un costo, ma un investimento, riducendo in primis sprechi di tempo e carta, ma soprattutto segnando un cambio di passo per sostenere la crescita della propria realtà, portando ogni collaboratore ad intervenire ed interfacciarsi con i colleghi dall'ufficio, in trasferta, in smart working, indifferentemente da computer fisso, portatile, tablet o smartphone.

Grazie allo sviluppo di nuove applicazioni e allo studio costante di consulenti e tecnici, tramite investimenti accessibili è possibile realizzare strutture intranet snelle e intuitive, per cui anche i dipendenti con competenze digitali limitate possono accedere al sistema, di conseguenza tutti possono diventare partecipanti attivi dei processi aziendali in pochi clic.

Ogni collega può fornire informazioni e spunti, pertanto il compito principale di chi progetta la struttura intranet è quello di coinvolgere tutti, raccogliendo i dati necessari per costruire un sistema ad ampio raggio che non lasci scoperta nessuna area, al fine di semplificare il lavoro, raccogliendo feedback, procedendo passo dopo passo fino alla pubblicazione e concludendo con la formazione, per garantire il funzionamento a lungo termine del processo di cambiamento.

Idee e spunti per partire

Un sito intranet è completamente personalizzabile, adattabile in base alle esigenze delle varie attività, ma vi sono aree di lavoro che si potrebbero considerare come standard ai fini del progetto, considerando sempre che ognuna di queste aree può funzionare con condivisione filtrata e personalizzata, ovvero condividendo l'accesso solo a specifici collaboratori, di seguito alcuni esempi.

Area dedicata al personale: pianificazione presenze e assenze dei dipendenti, qualifiche e ruoli del personale, progetti di formazione, anagrafica interna, apporto dei collaboratori esterni, eventuale gestione trasferte e viaggi, oppure mense e ristoro, organizzazione eventi, gestione aree e spazi aziendali, manutenzione mezzi aziendali. 

Amministrazione: gestione documenti, listini e prezzi d'acquisto, anagrafica fornitori, condizioni dedicate, premi e obiettivi, aree condivise con commercialista, contratti, pianificazioni.

Area logistica e/o produzione: fogli di lavoro, gestione progetti, inventari, schede tecniche, gestione ordini in ingresso e uscita, aree dedicate a corrieri e trasporti, giacenze, bacheca di collegamento tra uffici e aree e produttive.

Commerciale / marketing: analisi fatturati e vendite, fogli dedicati ad agenti e funzionari, gestione promozioni, aree dedicate ai clienti, verifica appuntamenti, business plan, pianificazione marketing.

Investimento accessibile per un deciso cambio di passo

Qualsiasi impresa può valutare un sito intranet, dagli studi di liberi professionisti fino alle grandi realtà logistiche e produttive, in quanto il progetto è costruito sartorialmente con costi progressivi pianificati, partendo da investimenti accessibili, valutando per ogni realtà le effettive necessità, sia per imprese che desiderano compiere i primi passi verso la digitalizzazione, sia per aziende strutturate che potrebbero considerare uno strumento aggiuntivo per coordinare con maggiore semplicità le risorse umane e la comunicazione tra i reparti. Per maggiori informazioni contattare telefonicamente o tramite whatsapp il numero 393.1928590

Scritto da www.brunogalazzi.com il 07/11/2022

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